Giáo trình Quản trị văn phòng trình bày khái quát về quản trị văn phòng, quản trị thông tin và hồ sơ, giao tiếp trong văn phòng, quản trị hội họp và xây dựng chương trình; kế hoạch hoạt động, kỹ thuật soạn thảo và trình bày văn bản và một số vấn đề quan trọng khác. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.
PHẦN I: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
1.1. Khái niệm văn phòng
Theo xu hướng phát triển chung của xã hội hiện nay, khái niệm “văn phòng” (office) có thể được hiểu theo nhiều nghĩa. Theo nghĩa hẹp, văn phòng là trụ sở – nơi làm việc của cơ quan, tổ chức, ví dụ: văn phòng ủy ban nhân dân, văn phòng công ty, văn phòng đại diện… Theo nghĩa rộng, văn phòng là một bộ phận trong cơ cấu bộ máy làm việc của cơ quan, tổ chức, ví dụ: Văn phòng Tòa án, văn phòng Trường đại học … Ngoài ra, văn phòng còn được hiểu là nơi làm việc của những người giữ chức vụ, quyền hạn nhất định, ví dụ: văn phòng Thủ tướng, văn phòng nghị sĩ …
Như vậy, dưới góc độ quản trị, văn phòng có thể được định nghĩa như sau: Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức, là nơi thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin phục vụ quản lý, điều hành và bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
1.2.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp
Nội dung của chức năng này bao gồm:
Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động của cơ quan, tổ chức và tham mưu cho ban lãnh đạo các biện pháp giải quyết, xử lý công việc, vụ việc.
Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, kế hoạch sản xuất kinh doanh. Theo dõi, đôn đốc các đơn vị, bộ phận trong cơ quan, tổ chức thực hiện kế hoạch công tác, sản xuất kinh doanh.
Tổ chức và điều phối hoạt động chung của cơ quan, tổ chức.
1.2.2. Chức năng hậu cần đây: Chức năng này được thể hiện thông qua các hoạt động cụ thể sau chức. Quản lý tài sản và việc sử dụng kinh phí hoạt động của cơ quan, tổ Bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật và điều kiện làm việc cho cơ quan, tổ chức.
1.2.3. Chức năng đại diện
Văn phòng là đầu mối giao tiếp, là cổng tiếp nhận và cung cấp thông tin chính thức của cơ quan, tổ chức.
1.3. Nhiệm vụ của văn phòng
1.3.1. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
Văn phòng có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch hoạt động chung cho toàn thể cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở kế hoạch chung, các bộ phận đơn vị trong cơ quan, tổ chức sẽ đề ra kế hoạch riêng cho mình. Văn phòng sẽ tổ chức theo dõi, đôn đốc các bộ phận, đơn vị thực hiện kế hoạch chung.
Văn phòng cũng là bộ phận xây dựng kế hoạch công tác hàng tuần, hàng tháng cho ban lãnh đạo. Đồng thời, giúp ban lãnh đạo triển khai thực hiện các kế hoạch đó.
1.3.2. Thu thập, quản lý thông tin
Văn phòng là bộ phận thu thập, tổng hợp thông tin từ các nguồn khác nhau, sau khi xử lý (kiểm tra tính xác thực, tính chính xác) của thông tin, văn phòng sẽ cung cấp thông tin cho lãnh đạo làm cơ sở cho việc hoạch định chủ trương, chính sách và làm căn cứ để lãnh đạo đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn, kịp thời.
Như vậy, văn phòng có thể được xem là cổng tiếp nhận và lọc thông tin chính thức của cơ quan, tổ chức. Tất cả các thông tin đến và đi đều phải qua văn phòng như là bộ phận trung chuyển thông tin.
1.3.3. Soạn thảo, phát hành văn bản quản lý, điều hành và tư vấn cho lãnh đạo giao kết hợp đồng
Văn bản quản lý, điều hành (như quyết định, chỉ thị, công văn, thông báo …) là phương tiện chính thức của lãnh đạo trong quản lý, điều hành hoạt động chung của cơ quan, tổ chức. Văn phòng là bộ phận tham mưu lãnh đạo ban hành văn bản quản lý, điều hành, đề xuất các biện pháp cụ thể bảo đảm thi hành văn bản, đồng thời là bộ phận trực tiếp tiến hành việc soạn thảo, phát hành các văn bản đó. Song song đó, văn phòng là bộ phận trực tiếp theo dõi, đôn đốc, giám sát các đơn vị, bộ phận thực hiện các văn bản đã được lãnh đạo ban hành. Đối với hợp đồng, văn phòng phải vừa là bộ phận tham mưu cho lãnh đạo trong tìm kiếm đối tác, đàm phán vừa là bộ phận chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho việc giao kết hợp đồng như soạn thảo biên bản ghi nhớ giữa các bên, nội dung hợp đồng chính, hợp đồng phụ, phụ lục hợp đồng.
