Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1. Khái niệm, nội dung và yêu cầu của công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm
Thuật ngữ văn thư là từ gốc Hán, văn là văn bản, giấy tờ, thư là thư từ, thư tín. Thuật ngữ này được sử dụng phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và cũng khá phổ biến ở Việt Nam từ thời Nguyễn.
Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức hiện nay, văn bản là phương tiện quan trọng và cần thiết trong hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả công tác của cơ quan.
Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức.
Khái niệm công tác văn thư được giải thích trong nhiều tài liệu khác nhau. Trong cuốn từ điển Thuật ngữ lưu trữ hiện đại của các nước Xã hội Chủ nghĩa xuất bản bằng tiếng Nga năm 1982, “Делопроизводство” được dịch sang tiếng Việt là công tác văn thư, được giải thích là: Toàn bộ công việc về văn bản hóa (lập văn bản) trong hoạt động quản lý của các cơ quan và các công việc để tổ chức văn bản trong các cơ quan đó.
Trong cuốn từ điển Thuật ngữ do Hội đồng Lưu trữ quốc tế biên soạn, được xuất bản bằng tiếng Anh tại Munchen, New York, London, Paris năm 1988, “Records management” được dịch là công tác văn thư. Records management được giải thích như sau: Quản lý văn bản là một lĩnh vực quản lý hành chính tổng hợp liên quan đến sự đạt được tính kinh tế và hiệu quả trong việc tạo ra, duy trì, sửdụng và loại hủy các văn bản (toàn bộ vòng đời của văn bản).
